A intervenção gera documentos desde o primeiro contacto até à alta. Manter este conjunto organizado protege a criança, a família e o profissional, e poupa tempo quando a escola, o médico ou o seguro de saúde pedem informações.

Este texto é um roteiro prático e não substitui orientação jurídica nem as normas da sua ordem profissional. Confirme os requisitos com um advogado e com a sua ordem profissional.

Antes de começar

  • Contrato de prestação de serviços: âmbito, frequência, local das sessões, valores, faltas, reposições e cancelamento.
  • Termo de consentimento: o que será feito, objetivos, riscos e direito de interromper.
  • Autorização de uso de imagem e de gravação: se a equipa grava sessões, para supervisão ou para mostrar à família, isso precisa de estar autorizado por escrito, com a finalidade e quem terá acesso.
  • Ficha do utilizador e anamnese: dados da criança, da família, histórico de desenvolvimento, gestação e nascimento, saúde e escola.

Durante a intervenção

  • Avaliações: cada administração de protocolo, com data e responsável.
  • Plano de intervenção: objetivos, alvos, etapas, critério de domínio e responsáveis, com as versões ao longo do tempo.
  • Registo de sessão: o que foi trabalhado, os dados recolhidos e as observações. Na maior parte das profissões de saúde, este registo faz parte do processo clínico, que tem regras de guarda e sigilo definidas pela ordem.
  • Atas de supervisão e reuniões: decisões, encaminhamentos e participantes.

Relatórios para terceiros

  • Relatório de evolução: para a família, a escola ou o médico, com o período, os objetivos trabalhados e os resultados.
  • Relatórios para seguro de saúde: muitas operadoras pedem relatórios periódicos com plano e evolução para manter a autorização das sessões. Verifique o formato e a periodicidade pedidos pela operadora.

Escreva relatórios em linguagem clara, com dados e datas, e sem expor informações que não são necessárias para quem vai ler.

Dados de saúde e privacidade

Informações sobre saúde e desenvolvimento de uma criança são dados sensíveis. Alguns cuidados básicos:

  • Recolha só o que precisa e diga para que vai usar.
  • Restrinja o acesso a quem atende a criança.
  • Evite enviar documentos por canais informais sem proteção.
  • Tenha uma política de privacidade e saiba responder quando a família pedir acesso ou correção dos dados.

Organização no Proaba

No Proaba, o ficheiro da criança reúne o cadastro, a anamnese preenchida pela família, as avaliações, os planos, as sessões, as notas e os ficheiros enviados. As notas têm visibilidade própria, cada profissional acede apenas ao que o seu papel permite, e plano, sessão, mapa da avaliação e gráficos podem ser exportados em PDF para compor os relatórios.